Carta de Pedro Susz al Gerente Departamentald e la CGE – ¡Imperdible!

Posted on 20/09/2010

1


La Paz, septiembre 17 de 2010.

CITE GMLP D.G.  /010

 

Señor

Lic.  Jaime P. Gutiérrez Guzmán

Gerente Departamental de La Paz

Contraloría General del Estado

Presente.-

REF.: GD-L/OF-1380/2010

 

Señor Licenciado:

 

Cómo parte de la gimnasia epistolar que ha sumado Ud. a su recargada rutina cotidiana, uno de los oficios correspondientes al día de hoy con destino al Gobierno Autónomo Municipal de La Paz, requiere en su párrafo tercero “….remita en copia fotostática legalizada en doble ejemplar, la orden de despacho u otro documento, en la que se acredite que su autoridad, haya instruido la atención a la Comisión de Auditoría de esta entidad, con refrigerio, café u otro que corresponda” (sic).

 

A tiempo de transmitirle nuestro reconocimiento por la preocupación de su autoridad por la debida alimentación de sus funcionarios, quiero manifestarle que es norma del GAMLP tratar con la mayor cortesía posible, observando todos los procedimientos administrativos eso sí, a quiénes nos visitan, sin que ello requiera la emisión en cada caso de una Orden de Despacho expresa.

 

Sin embargo asunto de semejante trascendencia estratégica no puede, ni debe, quedar sin una explicación adicional.

 

Para su ilustración, en promedio visitan las distintas reparticiones del GAMLP alrededor de 109 personas, ello de lunes a viernes, exceptuando feriados y días de guardar, y sin contar tampoco a quiénes realizan simplemente trámites claro está. Ello supone que anualmente tenemos el honor de recibir  la visita de 35.425 personas. Vale decir que deberían emitirse 35. 425 Ordenes de Despacho. Considerando que cada documento oficial se elabora en 3 ejemplares, deberían entonces utilizarse 106.275 hojas –tamaño carta desde luego-  a esta noble finalidad.

 

Cómo Ud. conoce, ninguna Orden de Despacho tiene plena validez legal si no lleva la firma de la máxima autoridad ejecutiva.  Cada bolígrafo micropunta,  de la afamada marca Pilot, por ejemplo, -adquiridos en estricto apego a las normas vigentes en materia de compras-, presenta aproximadamente 5,6 centímetros de tinta. De acuerdo a un cálculo preliminar en la rúbrica de un (1) documento se utiliza un cuarto de milímetro de dicho insumo. Cabe decir que al cabo del arduo ejercicio de firmar 224 Ordenes de Despacho,  el referido instrumento de trabajo queda exhausto, debiendo naturalmente ser  substituido por otro, adquirido con los recaudos precisados líneas arriba. Vale decir que la firma de las 35.425 Ordenes de Despacho demandaría el uso de la nada desdeñable cifra de 158 bolígrafos micropunta.

 

A todo ello cabe sumar la tinta utilizada en la numeración de dichos documentos, así como en el sellado de la leyenda que reza “es copia fiel del original”. Las copias de las Ordenes de Despacho, una vez concluida su elaboración deben ser transportadas hasta el escritorio de la autoridad responsable de la ejecución de la orden, demandando un gasto adicional de: a)suela de zapato –ya que dicho transporte se efectúa persona a persona por servidores públicos especialmente encargado de la tarea-, b) tiempo, c) ocasionalmente pasajes de minibús, cuando el destinatario se encuentra a considerable distancia, del lugar donde la Orden de Despacho se origina. Dejo a su autoridad la delicada tarea de efectuar el cálculo de dichos gastos adicionales.

 

No puedo pasar por alto, sin embargo, otro rubro esencial. Se trata de los archivadores de palanca destinados a guardar las copias de las Ordenes de Despacho, a fin de que en cualquier momento puedan ser consultadas por alguna importante misión oficial, como podría ser una Comisión de Auditoría, por ejemplo. Siempre en promedio y con el propósito de impedir que el manipuleo pueda dañar la documentación, no resulta aconsejable archivar más de 200 hojas por archivador, precaución que llevaría a destinar  531 archivadores del tipo mencionado –adquiridos de acuerdo a las normas vigentes en materia de compras, desde luego-.

 

Adicionalmente, para ir concluyendo, me permito referir que ya hace algunos años el GAMLP ha ingresado en la era del gobierno electrónico. Ello permite remitir, paralelamente a su transporte directo- , las Ordenes de Despacho al correo personal interno de la autoridad concernida. Envío que debe ser efectuado por una persona asignada a la tarea, demandando por ende tiempo también y uso de espacio informático, por un monto que dejo igualmente en sus manos poder justipreciar.

 

Estas consideraciones, someramente expuestas, Señor Licenciado, sumados a la proverbial cordialidad con nuestros visitantes, han sido adecuadamente ponderadas a la hora de disponer que no resultaría aconsejable emitir una Orden de Despacho expresa en cada oportunidad en la que un visitante debe ser atendido con “refrigerio, café, u otro que corresponda”.

 

En todo caso, dado que es bueno que nuestros medios de prensa y la comunidad toda conozcan la acuciosidad de sus autoridades fiscalizadoras, nos permitiremos hacer público su requerimiento y esta modesta explicación, de modo tal que todos estemos al corriente de los importantes asuntos de estado a los que dedica el tiempo remunerado con los impuestos de la comunidad el Señor Licenciado Gerente Departamental de la Contraloría General del Estado.

 

Atentamente.

 

PSK

D.G.

Anuncios